JINSI YA KUANDAA MPANGO MKAKATI

NINI MAANA YA MPANGO:

·         Ni mlolongo wa mawazo, shughuli, michakato au matendo; ulioandaliwa kwa wakati uliopo ili uweze kutekelezwa au kufanyiwa kazi wakati ujao.

·         Kwa kifupi ni matarajio na matazamio ya mambo/shughuli za kufanya baadae.

·         Shirika linaweza kuwa na mipango tofauti kama vile mpango kazi, mipango ya bajeti, mipango ya uongozi na utawala, mpango mkakati n.k

Kupanga ni nini?

1.      Kupanga ni kuchagua.

2.      Kupanga ni kuchukua picha ya yaliopita, kulinganisha na hali ya sasa ili kuleta matokeo bora.

3.      Kupanga ni mchakato wa kueleza na kuelewana miongoni mwa watu wanaofanya kazi pamoja ili kuleta mabadiliko fulani.

4.      Kuweka msingi wa maamuzi kwa ajili ya utekelezaji wa shughuli za miradi. 

KWA NINI TUNAHITAJI KUPANGA?

Ø  Ili kupanga rasilimali za mradi na kufikia matokeo bora iwezakanavyo ili kufikia malengo.

Ø  Kujua rasilimali zinazotakiwa, muda, uhalisia n.k.

Ø  Kuweka malengo kwa shughuli za mradi.

Ø  Kuamua viashiria vya ufuatiliaji na tathimini na muundo wa utoaji taarifa.

Ø  Kuratibu na kushirikiana na wengine ili kuepuka upotevu wa muda, vifaa, fedha, nguvu, nishati n.k.

Ø  Kuhakikisha mfuatano bora wa utekelezaji wa shughuli ili kuepuka matatizo yasiyo ya lazima.

Ø  Kupata mwongozo wa bajeti.

Ø  Kufanya maandalizi kabla ya utekelezaji ili kufahamu shughuli tunazowajibika kuzitekeleza.

v  Kwa kuwa mambo haya yanalenga kupata matokeo bora, bila shaka kunahitajika zana bora.

v  Kwa mtu yeyote anayetarajia kufanya shughuli yoyote, lazima ahakikishe kuwa nyenzo zake za kazi ni bora. Mfano Mkulima anahitaji jembe bora.

               Mchoraji anahitaji brush bora.

v  Zana ya shirka katika kupanga ni DIRA.

MAANA YA MKAKATI:

n  Mkakati kwa maneno rahisi ni mpangilio katika mtiririko wa maamuzi. Hujumuisha mambo  yanayolenga kufikia hali endelevu katika ushindani. Mkakati  unahusiana  na shauku ya kuwa tofauti kwa kuleta matokeo chanya.

MAANA YA MPANGO MKAKATI

·         Ni mchakato maalumu unaolenga kutambua na kufanyia kazi mambo/shughuli/changamoto anuai kwa njia shirikishi ili kufikia matokeo yanayolengwa.

·         Mpango Mkakati ni mpango wa jumla wa maendeleo ya taasisi husika unaopangwa kwa kuzingatia mambo yafuatayo:

ü  Changamoto zinazoikabili taasisi husika katika mazingira ya ushindani

ü  Hali halisi ya mazingira ambamo taasisi hiyo imo

ü  Uwezo wa taasisi husika katika kutekeleza majukumu yake

ü  Dira, dhamira na malengo ambayo taasisi imejiwekea

ü  Sera na sheria za nchi zinazotawala shughuli za taasisi husika

·         Mpango mkakati unahusisha mchakato wa kuchanganua hali ya ushindani wa taasisi, kutayarisha dira, dhamira na malengo ya taasisi, kuandaa mpango wa utekelezaji na kutafuta rasilimali zitakazosaidia kufikia malengo yaliyowekwa.

·         Ili mpango uwe mpango mkakati ni LAZIMA:         

                                                -Uonyeshe muelekeo wa wapi tunalenga kufika.

                                                -Uwe na muda maalumu wa kufikia matarajio.

                                                -Kuwe na malengo ya muda mfupi na muda mrefu.

                                                -Kuwe na vipaumbele vya miaka mf miaka 3, 5 au 10

FAIDA ZA KUWA NA MPANGO MKAKATI KATIKA SHIRIKA

        i. Unapunguza uwepo wa ushindani na kurahisisha fursa ubia na mashirika/taasisi nyingine.

      ii. Unatoa picha ya wazi ya nini shirika linafanya.

    iii. Unasaidia kutambua na kufikia dira, dhamira na malengo ya shirika.

    iv. Unaleta dhana ya Umiliki.

      v. Unachochea uwajibikaji kwa matokeo mazuri.

    vi. Unahamasisha wafadhili na mashirika mengine kusaidia shirika.

  vii. Unaainisha uwazi wa utendaji kazi kwa washiriki.

viii. Unarahisisha tathmini ya muda na shughuli.

    ix. Unaainisha walengwa wa shughuli.

      x.Huunda mazingira ya kufanya maamuzi.

KWA NINI SHIRIKA LINAHITAJI MPANGO MKAKATI?

(a)    Mpango mkakati Unasaidia shirika kuwa na utawala/uongozi bora.

(b)   Unawezesha shirika kuweza kutofautishwa na mashirika/taasisi nyingine zinazofanya kazi zenye kufanana na shirika letu.

(c)    Unasaidia shirika/taasisi kutengeneza sera.

(d)   Mpango mkakati unasaidia shirika/taasisi kuaminika  na kupewa mtazamo mzuri

(e)    Unasaidia shirika kuwa na umakini na uwazi katika utendaji wa shughuli zake.

(f)     Unasaidia shirika kuwajibikia/kufanya maamuzi kabla ya matokeo na si baada ya matokeo  (proactive rather than reactive)

NI MUDA GANI SHIRIKA LINATAKIWA KUANDAA MPANGO MKAKATI

1)      Pale shirika linapoanzishwa.

2)      Pale dira, dhamira na vipaumbele vya shirika vitakapobadirishwa.

3)      Pale sababu za nje zinapoathiri na kuleta mgongano katika shirika.

4)      Pale shirika linapohitaji kuongeza malengo yake.

TAARIFA/NYARAKA ZINAZOHITAJIKA WAKATI WA KUANDAA MPANGO MKAKATI:

             I.            Katiba ya shirika.

          II.            Muundo wa shirika.

       III.            Ripoti za shirika.

       IV.            Sera za serikali

          V.            Mpango mkakati wa nyuma

       VI.            Ripoti za tathmini ya mahitaji

    VII.            Upembuzi yakinifu/utafiti wa majaribio

 VIII.            Malengo na shughuli za shirika.

       IX.            Mpango mkakati wa shirika mama au shirika rika.

MCHAKATO WA KUTAYARISHA MPANGO MKAKATI

·         Mchakato wa kutayarisha mpango mkakati kwa kawaida hufuata hatua kuu nne muhimu kama ifuatavyo:

(a)    Uchambuzi wa hali halisi

·         Ni ipi hali halisi ya taasisi kwa sasa?

·         Hatua hii inahusisha uchambuzi wa taasisi yenyewe na mazingira yanayoizunguka

·         Lengo la kuichambua taasisi husika ni kufahamu uwezo (strengths) na udhaifu (weaknesses) wake. Uchambuzi huu hufanywa kwa kuangalia dira, dhamira na malengo ya taasisi husika.

·         Lengo la kutathmini mazingira yanayoizunguka taasisi ni kutaka kupata ufahamu wa fursa (opportunities) na vikwazo (threats) vya taasisi husika.

Kazi ya wana Bodi: Chambua hali halisi ya shirika letu la BUFADESO

(b)    Uandaaji wa mpango mkakati

·         Taasisi inataka kuwa ya namna gani?

·         Kutayarisha dira, dhamira na malengo ya taasisi

·         Kuandaa mpango wa maendeleo ambao unaonyesha malengo, matendo/shughuli, muda wa utekelezaji, wahusika, rasilimali na viashiria vya ufanisi

           

 Kazi: Fafanua dira na dhamira ya shirika letu

           

(c)    Utekelezaji wa mpango

·         Taasisi itafikaje kule inakotaka kufika?

·         Wakati wa utekelezaji wa mpango sharti taasisi izingatie muundo wake wa utendaji, kugawa rasilimali kwa kufuata vipaumbele, kuhakikisha kuwa watumishi waliopo wanatosha na wana ujuzi unaotakiwa.

·         Mpango wa utekelezaji wa mwaka pamoja na bajeti huandaliwa kwa kuzingatia uwezo wa taasisi husika

·         Baada ya fedha za utekelezaji kupatikana mpango kazi huandaliwa ukiwa ni mwongozo wa utekelezaji

Kazi: Chora muundo wa shirika letu

(d)   Ufuatiliaji na tathmini ya mpango

·         Taasisi itajuaje kwamba imefika mahali ilipokusudia?

·         Ufuatiliaji hufanywa ili kufahamu ni kwa kiasi gani taasisi imefikia malengo yake kwa kuzingatia dira na dhamira.

·         Kwa kufanya ufuatiliaji na tathmini taasisi huweza kuchukua hatua za marekebisho pale ambapo mambo hayajaenda vizuri. Iwapo mpango kazi hautekelezeki vizuri, Yapaswa malengo, shughuli au mikakati inayotumika haijawekwa vizuri, au haitekelezeki na hivyo marekebisho yaweza kufanywa kwenye lengo au mikakati inayotumika.

            Swali: Ni zana ipi inatumika katika ufuatiliaji na tathmini katika shirika lenu

MUUNDO WA MPANGO MKAKATI

1.      UTANGULIZI:

Katika kipengele hiki, unaweza kuwatambua au kuwashukuru wadau waliowezesha Shirika kwa namna moja au nyingine.

2.      UTAMBULISHO:  

Kutambulisha shirika kwa ufupi kuhusu aina ya Shirika, jinsi lilivyoanzishwa na kusajiliwa,  eneo la kazi na Idadi ya wanachama.

3.      DIRA, DHAMIRA, MAADILI NA WALENGWA

                DIRA

Dira ya Shirika ni ndoto/maono/taswira ya kifikra ya jinsi mafanikio ya mbele yatakavyo kuwa. Dira huelezea ni vipi/nini shirika linahitaji kuona miaka ya mbele. Dira huweka msingi imara katika shughuli mkakati. Huwezesha kufanya uchanganuzi wa mipango mkakati na shughuli. Kwa hali hiyo dira ni sehemu muhimu katika mchakato wa kupanga kimkakati

                             

 UBORA   WA DIRA 

Ukitaka  kuhakikisha  ubora  wa  dira   yako,  jiulize  maswali  yafatayo:

1:  Je, inaelekeza  kile  ninataka  kufikia?

2: Je, inaendana  na  shughuli  ninazo  kusudia  kufanya?

3:  Iko  wazi kiasi  cha    kuvunjwa katika  malengo  kadhaa?

4: Ipo  wazi  kiasi   cha  kuelewaka  kwa  watu,  kushawishi  na   kusisimua?

5: Inaweza  kuandaa  juhudi mioyoni mwa watu   na  kujitoa?

DHAMIRA 

Dhamira ni wito/utume  wa shirika unaojumuisha shirika litafanya vipi {kazi ya muda mrefu} kufikia dira.

Dhamira  hueleza shughuli  na  kiwango  cha  shughuli  zinazotekelezwa  na  shirika  au  taasisi

DHAMIRA YAWEZA KUFANYA  NINI?

Dhamira inaeleza shughuli za shirika inajibu   swali:  

 Kwa nini tuko hapa?

Huelezea  kiwango.  Nani tunamhudumia na kwa namna   gani? 

Huonesha  mwelekeo  na   mkakati  mkubwa  unaokua  kiongozi   kwa  maamuzi  ya   ngazi  ya chini

Hujibu , tunashirikije  sisi   kama  wanachama  wa  shirika  ili   kuleta  mapinduzi?

KUELEWA    KAMA DHAMIRA NI   SAHIHI

  Tujiulize maswali yafuatayo

-          Inaeleweka?

-          Inafikika?    au ni ya kufikirika? 

-          Inaelezea mambo ambayo shirika linayalenga?

      -     Shirika  linamhudumia    nani?

      -     Inaendana   na       

ü  Dira   yangu binafsi?

ü  Dira ya wadau?

ü  Dira ya shirika?

MAADILI;

Haya   ni matamko   yanayobainisha    falsafa  shirikishi  za  shirika

Matamko  haya  yana   kazi  gani  ?

·         Hutoa  misingi  ,kanuni  na  imani  zinazolinda   menejimenti  ya  shirika  mahusiano  ya  wafanyakazi  na  mahusiano  ya  wadau  na  shirika

·         Hueleza  viwango  muhimu  na  tabia zinazotakiwa  na  shirika

·         Hueleza  tunavyohusiana  na  kuwasiliana  sisi  kwa  sisi  na  wadau  pia 

·         Hufafanua  namna  tunavyofikia   maamuzi 

·         Huelezea  tunavyotumia  muda  wetu .

KUTAMBUA  USAHIHI  WA  MAADILI  HUSIKA

Ujiulize

-           Yana  hasisha  ?

-          Yameshilikishwa  /  Kila  mtu  anayafahamu  ?

-          Yanaonyesha  vipaumbele  ?

-          Yanaonesha  miongozo  ? 

-          Yanaainisha  tabia  zisizotakiwa  ?

-          Yanaendana  na  dira  na  dhamira  za  shirika?

                                   

WALENGWA

 Walengwa wa Shirika, hawa ni wahusika wanaotarajiwa kunufaika na kutokana na shughuli ambazo shirika linafanya.

4.      MUUNDO WA SHIRIKA:

Muundo wa shirika ukoje kuanzia ngazi ya juu ambayo ni uongozi mpaka ngazi ya chini yaani walengwa. Muundo uonyeshwe katika mchoro.

5.      UCHAMBUZI WA HALI/MAZINGIRA:

Uchambuzi wa Mazingira ya ndani: Hali halisi ya shirika ikoje kwa sasa. Hapa uwezo na udhaifu wa Shirika utaainishwa.

Pia uchambuzi wa mazingira ya nje ni vizuri uainishwe ili kubainisha fursa zinazoweza kusaidia shirika katika kufikia malengo yake, au vikwazo vinavyoweza kukwamisha shughuli za shirika. Uchambuzi utaangalia nyanja za kisiasa, kiuchumi, kijamii na kiteknolojia.

6.      MALENGO, SHUGHULI NA MATOKEO TARAJIWA:

MALENGO

Malengo ni hatua ambayo shirika halijafikia na hivyo linataka kufikia hatua hiyo. Yapaswa kufafanua lengo husika ambalo linataka kufikiwa. Malengo yanawekwa kwa kuzingatia vipaumbele vya shirika.

      Hapa  tunapata  lengo  kuu  na  malengo  madogomadogo   

      Huainisha  mambo  dhahiri  yatakayofikiwa .

       Malengo  huangalia  nje  zaidi  (Siyo  tunataka  kuwa)

-           Huonesha  yatavyopimwa

-          Hujibu  dhamira

      -     Kuonesha  mambo  yatakayo  sisitizwa

 Malengo  hutoa  mwongozo  wa  vipi  tutajipanga  au  tutakavyotenda kufikia  matokeo

KUTHIBITISHA  USAHIHI  WA  MALENGO

Ili kujua kama malengo ya shirika letu ni sahihi tujiulize maswali yafuatayo:

-  Yanaweza  kuonekana  ?

-  Yanapimika  ?

-  Ni dhahili  ?

-  Tumeyawekea  vipaumbele ?

-  Yanaendana  na dira  na  dhamira ya shirika letu?

SHUGHULI

Shughuli ni kazi ambazo shirika litazifanya kwa wakati husika kulingana na malengo ili kuleta matokeo tarajiwa.

MATOKEO TARAJIWA;

Ni vitu vitakavyotoa ushahidi wa mafanikio au hasira ya shughuli au mradi uliofanyika. Yanaweza kupimika kwa Idadi (yanaweza kuhesabika) au kupimika kwa kiwango cha ubora.

Kwa nini matokeo tarajiwa ni muhimu ?

n  Ni kama nyenzo  ya kuangalia mwenendo wa shughuli za shirika na pia husaidia kutambua kama matatizo.

n  Husaidia kutambua hali itakavyokuwa siku za mbeleni.

n  Yanapolinganishwa na malengo, matokeo tarajiwa huweza kuonyesha  kama hatua za kinidhamu zitahitajika kuchukuliwa na uongozi ili kurekebisha tatizo lililojitokeza, huweza kutathimini umakini wa watendaji kstika uchukuaji hatua na pia hutoa ushahidi wa namna gani malengo yamefanikiwa.

7.      MIKAKATI

Mikakati ni mbinu/njia zitakazotumika katika kutekeleza shughuli za Shirika ili kufikia malengo. Yapaswa kuelezea na kufafanua ni mikakati ipi itatumika wakati wa kutekeleza

8.      MPANGO KAZI;           

Huonyesha ni jinsi gani utekelezaji wa miradi utakavyokuwa kwa vipindi na kwa ujumla, pia huelezea rasilimali gani zitahitajika katika utekelezaji wa mradi/miradi iliyoainishwa na pia huonyesha makisio ya bajeti yatakavyo kuwa kulingana na mahitaji ya   utekelezaji wa miradi husika.

Katika mpango kazi tunajiuliza

1.      Nani atafanya nini?

2.      Nini kitafanyika lini? Na kitafanyikanye?

3.      Nini kitafanywa wapi?

4.      Vitu gani vinahitajika?

5.      Gharama zake ni kiasi gani?

6.      Matarajio ya kufanya nini ni yapi?

LENGO	SHUGHULI ZITAKAZOFANYIKA	MUDA	RASILIMALI	GHARAMA	WALENGWA	MFUATILIAJI	MATOKEO TARAJIWA

Chati namba 1: MPANGO KAZI

MATUMIZI	Mwaka 1	Mwaka 2	Mwaka 3	Mwaka 4	Mwaka 5	JUMLA
Shughuli za miradi
Uendeshaji wa shirika
JUMLA KUU

Chati namba 2: MAKISIO YA BAJETI

9.      UFUATILIAJI NA TATHIMINI
Kipengele hiki huelezea kwa ufupi mipango ya asasi katika kusimamia na kutathimini mwenendo wa kazi ili kuweza kupima mafanikio kwa kutoa ufafanuzi juu ya mambo yafuatayo:-

                                                                          i.            Mbinu gani zitatumka

                                                                        ii.            Dhana zitakazotumka

                                                                      iii.            Kila baada ya muda gani

                                                                      iv.            Nani watakaohusika na zoezi hilo n.k

KUMBUKA:           

                             Malengo ni ufunguo wa mafanikio &  Kupanga ni kuchagua

Yoh 3:16         Kuikomboa sayari hii ulifanyika mpango

Josh 6: 1-7       Mji wa Yeriko ulitekwa kwa mpango

 Na,

Baraka Kamese